Projektowanie wnętrz a wykonawca – jak uniknąć rozbieżności i nieporozumień

W projektowaniu wnętrz jednym z kluczowych etapów jest przełożenie koncepcji i dokumentacji na rzeczywiste wykonawstwo. Nawet bardzo dobrze opracowany projekt może zostać zrealizowany niezgodnie z założeniami, jeśli komunikacja pomiędzy inwestorem, wykonawcami i pracownią jest nieuporządkowana lub jeśli dokumentacja nie daje jednoznacznych wytycznych.

Większość problemów na budowie nie wynika z braku kompetencji wykonawców, lecz z rozbieżnych interpretacji i braku jednego spójnego systemu decyzji. Z perspektywy inwestora najważniejsze jest ograniczenie sytuacji, w których wykonawca podejmuje rozwiązania „według własnej praktyki” zamiast realizować założenia projektowe.

W ArtCore Design projektowanie wnętrz jest prowadzone w taki sposób, aby proces realizacji był przewidywalny, a ryzyko nieporozumień – możliwie ograniczone.

Skąd biorą się rozbieżności między projektem a wykonaniem?

Najczęstsze przyczyny rozbieżności to:

• zbyt ogólna dokumentacja wykonawcza,
• brak detali i rozwinięć ścian,
• niedoprecyzowane przejścia materiałowe,
• decyzje podejmowane na budowie bez odniesienia do projektu,
• równoległa praca wielu ekip bez koordynacji,
• zmiany produktów i rozwiązań bez weryfikacji spójności,
• brak jasnej ścieżki zatwierdzania decyzji.

W praktyce rozbieżność nie powstaje „nagle”. Narasta wraz z kolejnymi małymi decyzjami, które nie są kontrolowane.

1) Dokumentacja wykonawcza jako podstawa komunikacji z wykonawcą

Najważniejszym narzędziem w relacji projektowanie wnętrz – wykonawca jest dokumentacja. Powinna ona ograniczać interpretację i prowadzić realizację w sposób jednoznaczny.

Dobra dokumentacja wykonawcza:

• zawiera wymiary i poziomy,
• pokazuje widoki kluczowych ścian,
• określa przebieg instalacji,
• prowadzi przejścia materiałowe,
• precyzuje zabudowy i detale.

Jeżeli dokumentacja jest uproszczona, wykonawca musi „dopowiedzieć” brakujące elementy samodzielnie.

2) Jedna wersja ustaleń – warunek konieczny

W wielu inwestycjach chaos wynika z tego, że wykonawcy pracują na różnych plikach lub na nieaktualnych wersjach.

W praktyce warto zadbać, aby:

• każdy wykonawca miał dostęp do aktualnej dokumentacji,
• ustalenia były wprowadzane w sposób kontrolowany,
• zmiany były potwierdzane i podsumowywane,
• nie funkcjonowały równolegle „ustalenia telefoniczne”.

Projektowanie wnętrz wymaga spójnego obiegu informacji. Bez niego nawet dobra koncepcja traci kontrolę w realizacji.

3) Wykonawca potrzebuje jasnej odpowiedzialności

Rozbieżności często wynikają z tego, że nie wiadomo, kto podejmuje decyzję w danej sytuacji.

W praktyce warto określić:

• kto odpowiada za interpretację dokumentacji,
• kto podejmuje decyzje w przypadku kolizji,
• kto zatwierdza rozwiązania zamienne,
• kto przekazuje informacje między branżami.

Im bardziej klarowny podział odpowiedzialności, tym mniej sytuacji konfliktowych.

4) Najbardziej ryzykowne miejsca: instalacje i elementy stałe

W projektowaniu wnętrz są elementy, które po wykonaniu trudno zmienić bez kosztów. Dlatego największą uwagę należy poświęcić etapom, które są nieodwracalne.

Najczęściej są to:

• instalacje elektryczne i oświetlenie,
• punkty wodno-kanalizacyjne,
• układ sufitów i obniżeń,
• zabudowy i elementy stałe.

Jeżeli te decyzje zostaną podjęte bez precyzyjnych rysunków, ryzyko rozbieżności rośnie bardzo szybko.

5) „Propozycje wykonawcze” – kiedy mają sens, a kiedy są ryzykiem?

W praktyce wykonawcy często proponują zmiany, które mają ułatwić wykonanie lub obniżyć koszt. Nie każda propozycja jest błędna. Problem pojawia się wtedy, gdy:

• zmiana wpływa na proporcje i detal,
• zamiennik zaburza spójność materiałową,
• uproszczenie zmienia odbiór wnętrza,
• decyzja jest podejmowana bez weryfikacji w ramach koncepcji.

Z perspektywy jakości wnętrza najważniejsze jest to, aby propozycje wykonawcze były oceniane przez pryzmat spójności projektu.

6) Koordynacja branż – klucz do przewidywalnej realizacji

Projektowanie wnętrz obejmuje wiele branż: elektrykę, wod-kan, stolarkę, wykończenia, oświetlenie. W praktyce problemy pojawiają się wtedy, gdy branże pracują niezależnie.

Najczęstsze skutki braku koordynacji:

• kolizje instalacji z zabudowami,
• nieprzewidziane zmiany w trakcie prac,
• opóźnienia wynikające z „czekania na poprzedni etap”,
• konieczność przeróbek.

Wnętrza dopracowane wymagają, aby decyzje były prowadzone w jednej logice i kolejności.

7) Komunikacja z wykonawcą – jak powinna wyglądać?

Dobra komunikacja w realizacji projektowania wnętrz powinna być:

• rzeczowa,
• oparta na dokumentacji,
• etapowa,
• jednoznaczna.

W praktyce najlepiej działa model, w którym:

• pytania wykonawców odnoszą się do rysunków,
• ustalenia są podsumowywane,
• zmiany nie są wdrażane bez potwierdzenia,
• decyzje są podejmowane w odniesieniu do koncepcji.

To ogranicza sytuacje, w których realizacja zaczyna odbiegać od projektu przez drobne „ustalenia na szybko”.

8) Najczęstszy problem: decyzje podejmowane „w trakcie”

Rozbieżności najczęściej wynikają z decyzji podejmowanych na budowie bez wcześniejszego ustalenia w procesie projektowym.

Przykładowo:

• przesunięcie punktów świetlnych,
• zmiana wysokości elementów,
• zmiana sposobu wykończenia przejścia,
• zamiana materiału na „podobny”.

Każda taka decyzja może wydawać się niewielka, ale sumarycznie zaburza spójność wnętrza.

9) Jak inwestor może ograniczyć ryzyko nieporozumień?

Z perspektywy inwestora kluczowe są proste zasady organizacyjne:

• wymagać pracy wykonawców na aktualnej dokumentacji,
• nie zatwierdzać zamienników bez weryfikacji,
• unikać „ustaleń ustnych” bez podsumowania,
• nie odkładać decyzji instalacyjnych na później,
• prowadzić realizację etapowo i konsekwentnie.

Projektowanie wnętrz stabilizuje inwestycję tylko wtedy, gdy realizacja działa w tej samej logice.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy wykonawca musi mieć pełną dokumentację wykonawczą?

W praktyce tak, jeśli celem jest przewidywalna realizacja. Im bardziej ogólne opracowanie, tym większe ryzyko interpretacji.

Co jest najczęstszą przyczyną rozbieżności?

Najczęściej brak jednoznacznych rysunków i detali oraz decyzje podejmowane na budowie bez odniesienia do projektu.

Czy wykonawca może proponować zamienniki i uproszczenia?

Tak, ale powinny być oceniane pod kątem spójności projektu. Zamiennik „podobny” nie zawsze jest równoważny w odbiorze.

Jak ograniczyć ryzyko konfliktów na budowie?

Poprzez jasny podział odpowiedzialności, aktualną dokumentację oraz rzeczową komunikację opartą o rysunki, a nie o domysły.

Tekst opracowała Ewa Sadowska-Wicherek – założycielka ArtCore Design.
Opracowanie ma charakter autorski i podlega ochronie prawnoautorskiej. Wykorzystanie treści w całości lub części wymaga uprzedniej zgody autora.